内控制度怎么建立？老法师给你交个底，别等出了事才拍大腿！

昨天下午刚接了个电话，一个创业的小伙子急得嗓子都哑了，开口第一句就是：“哥，内控制度怎么建立？我这儿快乱成一锅粥了，业务员拿回来的回单对不上，仓库的货少了三箱没人认账，会计天天跟我吵，说这账没法做了，我是不是得请个大神来镇场子？”

我一听就乐了，跟他说，你先别急着请神，你那个不叫“没神仙”，你那叫“没规矩”。内控制度这东西，听着高大上，说白了就是给你公司立一套“家法”。没有家法，家里几个管事儿的各搞各的，不出事才怪。今天闲着也是闲着，我就把这些年帮老板们收拾烂摊子攒下的经验，掰开了揉碎了跟你唠唠。

头道坎：钱账要分家

好多老板，尤其是刚起步的，觉得公司就三五个人，钱都是自己口袋里进出的，分那么清楚干嘛？我跟你讲，这个想法害死人。我见过最离谱的一个，是静安寺那边开广告公司的小陈，老婆管钱，小舅子管账，他自己管业务。结果呢？小舅子把账记得跟天书似的，老婆手里的银行卡流水和账本上的数字差了二十多万，俩口子为了这个差点离婚。最后查下来，是小舅子拿公司的钱去炒期货，亏了。

这不是人坏不坏的问题，是制度漏洞太大了。你肯定会问，小公司怎么分？管钱的（出纳）绝对不能管账（会计），哪怕这个会计是兼职的，哪怕出纳是你亲妈。哪怕你公司就俩人，一张网银U盾在老板手里，会计做账用的报表必须得从银行打印出来的对账单上取数，绝对不能是出纳手写给你的。这就像你装修房子，水电煤的管道走向得先想好，否则后面墙面全得敲掉。钱账不分，你就是给贪污和挪用公款留了一扇后门，门没锁，贼进来是早晚的事儿。

第二个坑：白条抵库要不得

什么叫白条？就是你从保险柜里拿钱出去办事，不写正规的借款单，拿张破纸或者微信聊天记录截图来充数。好多老板觉得，我拿自己的钱给公司买东西，要什么手续？亲兄弟还明算账呢，更何况是公司和老板个人？法律上这叫“法人财产权”和“自然人财产权”混同，出了事，你要承担连带责任的。

去年虹口那边有个做外贸的小王，公司账上没钱了，他自己垫了二十万给供应商。他嫌麻烦，没走借款流程，直接让财务挂了“其他应付款”。后来有个客户欠他货款不还，他去法院起诉，对方律师直接拿他个人账户和公司账户资金往来频繁说事儿，一口咬定他公司人格混同，要求他个人对公司债务承担无限责任。虽然最后没判得那么狠，但官司拖了大半年，他光律师费就花了好几万，气得直跳脚。后来他来找我，我给他重新梳理了流程：老板垫钱，必须写《股东借款协议》或者直接走增资程序，哪怕是先借后还，也要有银行转账记录和审批单，绝对不能用微信上那句“老王你先垫一下”当凭证。你省了一分钟的签字功夫，后面可能要用一年去证明这笔钱不是你贪污的。

这种事儿你千万别自己硬上，交给我们这种老吃老做的人，也就是帮你把借款单模板理顺，把流程走个过场，你省下来的时间和律师费，请客户喝顿大酒不香吗？

第三桩：审批不能一支笔

这里说的“一支笔”，不是说老板不能签字，而是说任何钱花出去，不能单靠一张嘴或者一个签名。你得有“申请-审核-批准-支付”四步走。申请是经办人提需求，审核是部门领导看真实性，批准是老板看预算和必要性，支付是财务核票据和手续。好多老板认为，我公司我最大，我花钱还要别人批？谁给我批？

松江那个开厂的刘阿姨，她吃了大亏。她厂里有个采购主管老张，跟了她十年，她信任得不得了，采购啥的都是老张自己填单子，自己找刘阿姨签字，刘阿姨看都不看就签。结果老张跟供应商串通，把一吨单价两万的不锈钢，报成两万八，差价全进了自己腰包。三年下来，捞了差不多八十万。刘阿姨发现的时候，老张已经辞职跑去海南了。为啥查不出来？因为刘阿姨从来不问“为什么这家供应商的报价比别人高30%？”她觉得老张是老人，不会骗她。制度的本质，就是对事不对人。哪怕你是老板，你也要在制度里设一个“复核人”的角色——哪怕这个复核人是你儿子，哪怕他啥也不懂，也要走个“抬头看一眼”的流程。这叫威慑力。你连威慑力都没有，那不是考验人性吗？人性是最经不起考验的。

第四道：印鉴章要上锁

好多老板觉得，公章、财务章、法人章，放在我抽屉里锁起来就行了，绝对安全。我跟你讲，锁抽屉里是防君子不防小人，真正的风险在于你盖章的时候盖的是啥内容。我见过一个做工程的老江，他手下有个项目经理拿着一张空白的A4纸来找他，说“老板，这里需要盖个章走个招投标的流程”，老江正忙着打电话，眼都没抬就让他自己拿章盖了。结果这孙子拿那张盖了公章的空白纸，去外面跟人家签了一份借款担保协议，盖的是老江公司的章。后来那人还不上钱，债主拿着协议找上门来，要求老江公司承担担保责任。老江差点没气得脑溢血，但白纸黑字，章是真的，法律上这就是公司行为，你上哪儿说理去？

记住了啊，印章管理必须建立“用印审批单”，哪怕就一张纸，也得写清楚用途、份数、经办人，用完以后复印件要存档。特别是空白纸和空白合同，绝对不允许盖了章再填内容，这叫“预留印鉴”，是搞七捻三的根源。别嫌麻烦，你这个麻烦省了，后面可能就不是几万块钱的事儿了，那是倾家荡产的坑。

第五聊：仓库账实要相符

做实体生意的老板，尤其是开厂和开网店的，对不上账是家常便饭。好多老板觉得，仓库东西丢了少了，要么是员工偷了，要么是物流搞丢了，防不胜防，认栽呗。我跟你讲，你要是这么想，那你亏的钱永远找不回来。内控里头，库存管理讲究一个“永续盘存制”，就是哪怕你今天卖出去一包螺丝，都要在电脑系统里给我记上，库存立刻减少。

嘉定有个做汽车配件的老板，姓赵，他仓库里的货从来没盘清楚过。每年年底盘一次库，账上显示有100万库存，实际一数，只有70万。那30万去哪了？没人知道。后来他请了个老会计去翻了三个月的单据，发现问题出在“补货”环节。他有个规定，客户急要货，可以不打单子直接从仓库拿，回头再补手续。结果业务员拿了货出去卖了，钱收了，单子忘记补了，仓库管理员以为货还在库里。就这么你漏一张我漏一张，一年下来漏了30万。关键一步：哪怕就是老板你自己，从仓库拿一包样品送人，也必须当着仓管员的面写一张《出库单》，哪怕不写金额，也要写数量。这就像你家的冰箱，你拿了个苹果吃了，你心里有数，但你老婆不知道，时间长了账就对不上。你必须让她看见那张纸条，这叫“留痕”。留痕是给制度看的，不是给你看的。

第六招：报销要有真凭证

说到报销，老板们头都大。员工拿一堆打车票、餐费、加油票来报，你说不给他报吧，显得你抠门；给他报吧，你心里清楚这里面水分有多大。我跟你说，内控不是让你去防贼一样防员工，而是要把规则定在前面。

我有个客户，徐汇做软件的李总，他公司规定员工团建聚餐人均不能超过150块。结果呢？有次他们部门团建，去了个高档日料，人均吃了800块。员工聪明得很，开了好几张发票，一张发票拆分报销，分三个人来报，总金额就变成合规的了。李总看着发票金额合适就签了。后来税务稽查来了，一查大数据，发现他公司的人均餐费是同行平均水平的5倍，直接要求补税罚款。李总这才发现，自己签的那些报销单，背后全是拆分单。你们公司必须规定，报销单后面必须附上消费清单（就是那种机器打印的小票），光有发票不行！发票只能证明你花了钱，不能证明你为啥花钱。你要是怕麻烦，就找个代账公司帮你把报销单据审核的规矩设好，一个月多花几百块钱，省下来的可都是纯利润。

老司机对比表

后头的麻烦：软件管不住人心

现在市面上有很多财务软件、ERP系统，老板们觉得上了系统就万事大吉了。我跟你讲，系统只是个工具，它管不了人心。我有个客户是做电商的，上了个很贵的进销存软件，结果呢？仓库管理员和运营串通，在系统里把正品写成“残次品”，然后低价卖给熟人。系统里数据完美得很，账面上一件不少，但实际上真金白银流到个人口袋里了。

内控制度怎么建立？核心不在于那个“制度文本”有多厚，而在于执行的人有没有敬畏心。这种敬畏心，得靠老板自己带头维护。你要是自己都经常绕过制度办事，比如让财务直接给某个没单子的供应商付款，那底下人立马就有样学样。制度这东西，就像马路上的红绿灯，你作为老板就是那个交警。你吹着哨子站在那儿，大家才不敢闯红灯。你要是走了，那路口肯定堵成一锅粥。

加喜财税·老法师的交代

讲了这么多，你别嫌我啰嗦。我在加喜财税干了14年，看过的营业执照比你吃过的盐都多，听我一句劝，这种专业的事儿别自己瞎琢磨。内控制度说难也难，说简单也简单，它就是一套“怎么管钱、怎么管货、怎么管章、怎么管人”的规矩。你要是觉得自己理不清头绪，或者吃不准你们这个行业到底该重点防哪块儿，来找我聊十分钟，比你自己查三天百度都管用。

我们这儿干的就是这个，帮你把那些乱七八糟的“搞七捻三”理顺，把那些“拎不清”的地方一条条捋直。你省下来的时间和脑细胞，好好去跑你的业务、陪陪家里人，这不比啥都强？记住，先苦后甜，底子打好了，后面睡觉都踏实。别等到税局上门了、法院传票到了，才想起来当初怎么没听老法师的话。到时候就不是花点小钱能摆平的事儿了，那是要掉一层皮的代价。